Chi effettua operazioni di “commercio al minuto e attività assimilate” nelle condizioni espressamente previste dall’art 22 del DPR 633/1972, non è obbligatoria l’emissione della fattura (se non è richiesta dal cliente al momento dell’effettuazione dell’operazione) ma deve registrare i corrispettivi incassati.
Dal 1° gennaio 2021 è entrata definitivamente in vigore la procedura dei corrispettivi telematici per tanto gli esercenti non rilasciano più scontrini o ricevute fiscali ma un documento commerciale che non ha valore fiscale ma solo come garanzia d’acquisto. A tale scopo è obbligatorio dotarsi di registratore telematico (RT) che consente di effettuare la memorizzazione delle operazioni e la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate oppure utilizzare la procedura web “documento commerciale online”, presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia.
Premessa
Utilizzando un registratore telematico collegato ad una connessione internet attiva, al momento della chiusura di cassa, viene in automatico predisposto il file contenente i dati dei corrispettivi e quindi trasmesso ai server dell’Agenzia dell’Entrate.
Se al momento di chiusura di cassa si hanno problemi di connettività alla rete internet, ci sono 12 giorni di tempo per trasmettere gli stessi o riconnettendo l’RT alla rete internet o copiando il file dei corrispettivi (sigillato dall’RT) su una memoria esterna (es. chiavetta USB) e utilizzando l’apposita funzionalità di upload di tale file presente nel portale Fatture e Corrispettivi.
Normativa
La trasmissione telematica dei corrispettivi è appositamente disciplinata dal Decreto legislativo 05/08/2015 n. 127, come modificato dal Decreto Legge 119/2018 (collegato fiscale) convertito nella Legge n. 136 del 17 dicembre 2018, che introduce l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica a partire dal 1° luglio 2019 ai soli soggetti con volume d’affari superiore ad euro 400.000 ed entro il 1° gennaio 2020 a tutti i soggetti che effettuano le operazioni di cui al citato art. 22 del DPR 633/1972.
Per chi utilizza un registratore telematico (RT) è indispensabile che esso possegga le caratteristiche tecniche stabilite mediante provvedimento dell’Agenzia delle Entrate in attuazione dei commi 3 e 4 dell’art. 2 del D.Lgs. 127/2015.
Dal sito internet dell’Agenzia delle Entrate nell’area tematica “Fatture elettroniche e corrispettivi telematici” è possibile consultare la versione più recente del documento “Specifiche tecniche per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri di cui all’art. 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127” (nel seguito, le “specifiche tecniche”) giunto alla data di pubblicazione del presente approfondimento alla versione 10 aggiornata il 30 giugno 2020.
Verifica di conformità dei processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate
Al paragrafo 3 delle specifiche tecniche è previsto per gli esercenti operanti con un numero non inferiore a 3 punti cassa per ciascun singolo punto vendita che la memorizzazione e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri dei singoli punti cassa possano essere effettuate mediante un unico punto di raccolta.
Per “punto cassa” si intende un sistema collocato nel punto di incasso dei corrispettivi, composto da un hardware e un software per la gestione delle vendite in grado di trasmettere i dati riferiti ai documenti generati (documenti commerciali e fatture) al server RT cioè al “punto di raccolta” per la successiva trasmissione telematica.
A fronte della possibilità di instaurare un processo di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi mediante un unico RT o server RT, tuttavia il citato paragrafo 3 delle specifiche tecniche pone all’esercente un ulteriore obbligo ovvero fare certificare tale processo da un soggetto regolarmente iscritto nel Registro dei revisori legali tenuto dal Ministero dell’economia e delle finanze, in applicazione del decreto legislativo n. 39/2010.
Più precisamente, si rende necessaria la relazione di un revisore legale indipendente che dichiari il processo di controlli interni adottati dall’impresa per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi conforme alle specifiche tecniche sia con riferimento ai processi amministrativi e contabili sia con riferimento ai sistemi informatici dell’azienda coinvolti allo scopo prefissato. Tale processo di controllo deve altresì essere coerente con il sistema dei controlli interni adottato in base al “modello di organizzazione, gestione e controllo” del D.Lgs. 231/2001, laddove previsto.
I sopra citati processi di controllo interno e le verifiche di conformità sono eseguite almeno ogni 3 anni.
Qualora i punti vendita dell’esercente adottino, per i sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, i medesimi server RT nonché software di colloquio e software applicativo relativi alla gestione e trasmissione dei dati fiscali funzionalmente equivalenti, l’esercente può limitare la verifica di conformità dei sistemi ad un solo punto vendita e tale controllo varrà anche per gli altri punti vendita con le medesime caratteristiche. A tal fine l’esercente autocertifica i punti vendita che adottano la medesima configurazione del punto vendita già dotato di certificazione di conformità.
Modalità di svolgimento dell’incarico
A fronte dell’obbligatorietà di eseguire le verifiche di conformità dei processi amministrativi/contabili e dei sistemi informatici previsto dal paragrafo 3 delle specifiche tecniche, si può ritenere, che l’obiettivo dell’incarico affidato al revisore sia quello di fornire una ragionevole sicurezza (Principio International Standards on Assurance Engagements – Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Information (“ISAE 3000 revised”)) sul fatto che, in tutti gli aspetti significativi:
- Il documento redatto dagli amministratori descrive correttamente i processi amministrativi e contabili ed i sistemi informatici della Società relativi al punto di vendita selezionato coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi alla data di riferimento;
- la configurazione dei suddetti processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici descritti nel documento redatto dagli amministratori, alla data di riferimento è conforme alle Specifiche tecniche vigenti;
- I processi amministrativi e contabili, i sistemi informatici ed i relativi controlli, così come configurati, sono stati messi in atto presso il punto di vendita selezionato dal revisore alla data di riferimento.
Operativamente, si dovrà innanzitutto ottenere formale accettazione di una proposta dagli amministratori dell’azienda che definisca l’oggetto e le modalità di svolgimento dell’incarico, i criteri di riferimento, i limiti dell’incarico, la tempistica, compenso del professionista oltre a limitazione alla distribuzione e all’utilizzo della relazione.
Prima dell’emissione della relazione è opportuno che gli amministratori rilascino un’attestazione scritta che specifici la responsabilità degli amministratori per la predisposizione del documento contenente la descrizione dei processi e dei controlli coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi nonché l’attestazione che tale descrizione presenti correttamente quanto configurato e messo in atto ad una certa data oltre ad attestare l’assenza di eventi successivi alla trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate e fino alla data di emissione della relazione della società di revisione.
Infine, il revisore emetterà la propria relazione indirizzata al Consiglio di amministrazione, contenente il proprio giudizio nella forma di “reasonable assurance”, espressamente prevista dall’ISAE 3000 revised, in merito alla conformità dei processi amministrativi – contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate con le specifiche tecniche.
Dott. Marco Tognelli Commercialista – Revisore legale
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