In contabilità la funzione per riordinare in automatico il numero protocolli relativo alle registrazioni di prima nota è stata ottimizzata in alcuni suoi aspetti.
Nella gestione contabilità possono essere controllati e riordinati i protocolli iva delle movimentazioni contabili.
Finalità
- Visionare più facilmente le operazioni rilevate contabilmente;
- Visualizzare eventuali registri con progressivi sfalsati o non progressivi;
- Rilevare un’operazione in maniera anticipata o successiva rispetto ad un’altra.
La procedura è possibile nel caso in cui l’utente non ha ancora proceduto alla stampa definitiva delle liquidazioni iva da dover riordinare.
Modalità
Il riordino dei protocolli IVA in contabilità può essere eseguito attraverso due modalità:
Manualmente
Il registro selezionato sarà quello con protocollazione errata (acquisti, vendite, corrispettivi, annotazioni, autotrasporti, annotazioni iva acquisto per cassa, annotazioni iva vendite per cassa), ed occorre posizionarsi nella registrazione con il protocollo da modificare (in rosso) e imputare manualmente il protocollo corretto.
Una volta riordinati i protocolli è necessario cliccare il pulsante “Salva tutte le modifiche” e confermare quindi la numerazione attribuita.
Automaticamente tramite il pulsante “Riordino”
Da “Contabilità /Prima Nota” nella sezione “Funzioni e Gestioni”, dal pulsante “Protocolli”, appare la maschera della “Gestione dei protocolli Iva”.
È stata introdotta la possibilità di effettuare il “Riordino” dei protocolli con procedura automatica, così da velocizzare il lavoro dell’utente.
All’apertura della gestione “Protocolli” il software, in presenza di registri con progressività errata, visualizza i medesimi nella maschera principale così che l’utente può procedere subito a riordinarli.
Procedura in GB Software
Il Riordino avviene attraverso una prima verifica della protocollazione inserita dal software nella colonna “Protocollo Corretto”.
Se la protocollazione risulta corretta è necessario cliccare il pulsante “Riordina”.
I protocolli visibili della colonna “Protocollo corretto” vengono inseriti in automatico nella colonna “Protocollo Attuale”. La riordinazione per il registro delle vendite viene eseguita per data registrazione, data numero documento e data inserimento, mentre per gli acquisti non viene considerato il numero del documento.
Accedendo nell’applicazione della contabilità in particolare nella sezione di prima nota e nella gestione “protocolli”.
Si aprirà una maschera dove verranno riportate le operazioni registrate in prima nota.
Selezionando il registro da visionare “A” per gli acquisti e “V” per le vendite, “C” per i corrispettivi, “R” per le annotazioni, e “T” per il settore degli autotrasporti ed il numero di registro di riferimento è possibile riordinare i protocolli di ogni operazione.
Qualora la numerazione risulti regolare un messaggio nella maschera espliciterà la non necessarietà dell’operazione.
Nell’elenco vengono riportati:
- Data registrazione: data di registrazione dell’operazione;
- Protocollo attuale: è il protocollo assegnato alla registrazione dell’operazione in ordine cronologico ma non ordinato;
- Protocollo corretto: è il protocollo assegnato alla registrazione dell’operazione in ordine cronologico e ordinato per i casi in cui la liquidazione non è stampata in definitiva e se l’utente sceglie di riordinare la colonna;
- Stampe definitive: vengono evidenziate le liquidazioni salvate e stampate in definitivo. La stampa in definitivo preclude il riordino dei protocolli;
- Num doc: riporta il numero del documento registrato;
- Data documento: riporta la data del documento registrato;
- Importo: riporta il totale documento registrato;
- CO: è la causale contabile di prima nota utilizzata per la registrazione;
- Cli/forn: è il soggetto che invia (CLIENTE) o riceve (FORNITORE) la fattura;
- Descrizione: è la descrizione dell’operazione registrata;
- ID: è il n. progressivo di protocollo esteso identificativo della registrazione fatta.
La condizione necessaria per consentire che il tasto per riordinare sia funzionante è che non siano già state stampate in definitiva le relative liquidazioni iva.
Altrimenti si dovrà procedere all’annullamento della liquidazione del periodo di interesse.
La presenza della liquidazione in definitiva sarà visibile dalle spunte quantificate nella colonna stampa definitiva ed il colore grigio della colonna dei protocolli attuali.
L’annullamento della liquidazione comporterà il venir meno della spunta e la colorazione in giallo della colonna di cui sopra.
Il tasto “riordina protocolli consente di mettere in ordine crescente ed ordinato i protocolli sul protocollo corretto.
Cliccando il pulsante “Riordina protocolli” la procedura esegue in automatico l’ordinamento del campo “Protocollo attuale” per il registro in cui si è posizionati. La procedura si posizionerà nel primo registro disponibile che deve essere riordinato ed una volta terminato passerà a quello successivo da riordinare.
Al termine della procedura di riordino l’utente potrà effettuare il salvataggio cliccando su “Salva tutte le modifiche”.
Dopo il riordino automatico, il salvataggio avviene automaticamente mentre il pulsante “Salva tutte le modifiche “dovrà essere usato dall’utente solo quando ha modificato manualmente i protocolli.
Successivamente, se presente un altro registro iva con protocollazione errata, viene subito ricaricato cosi permettendo anche il riordino di esso.
Con la progressività iva corretta l’utente potrà procedere al salvataggio.
Stampa
Attraverso il tasto sarà possibile esportare in file excel o pdf e stampare l’elenco protocolli relativo alle registrazioni fatte nell’esercizio
- Stampa dei registri iva: la stampa dei registri iva definitiva può avvenire soltanto se per quel registro e per quel periodo la numerazione delle registrazioni effettuate utilizzando una causale Iva, sia progressiva in base alla data di registrazione. All’interno è previsto lo stesso controllo che troviamo nelle liquidazioni; se la numerazione non è progressiva fa effettuare in automatico il riordino.
- Stampa del libro giornale: la stampa definitiva del libro giornale può avvenire soltanto se tra le registrazioni contenute nel libro giornale, quelle effettuate utilizzando una causale Iva, sono numerate progressivamente in base alla data di registrazione. Nel caso di protocollazione errata si dovrà procedere ad effettuare il riordino automatico dalla gestione “Protocolli”.
Per quanto riguarda invece l’altro obbligo più generale (quello cioè della numerazione progressiva di tutte le registrazioni) il controllo non avviene in quanto la numerazione progressiva viene assegnata direttamente dalla procedura in funzione della data di registrazione, senza possibilità di intervento da parte dell’operatore.
- Stampa del libro inventari: la stampa definitiva del libro inventari può avvenire soltanto dopo avere stampato definitivamente le liquidazioni iva, ed i registri iva. La procedura pertanto ha già provveduto a controllare la correttezza della numerazione dei protocolli e nel caso sia errata, l’utente dovrà procedere ad effettuare il riordino automatico dalla gestione “Protocolli”.
Per l’utilizzo e le funzioni presenti in Console Fatturazione consultare la guida online.
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