In un precedente podcast vi ho parlato della check list per la rilevazione tempestiva degli indizi di crisi, a cui rimanda l’art. 3 del Dlgs 14/2019.
Oggi voglio focalizzare l’attenzione su due delle 61 domande contenute.
Buon ascolto.
Podcast GBsoftware a cura del Dott. Mancini
Ascolta “Ep.22 Adeguati assetti strumenti” su Spreaker.
Strumenti organizzativi
La prima domanda compare nella sezione 1 riguardante “il requisito dell’organizzazione dell’impresa” ed è la seguente: L’impresa dispone delle risorse chiave (umane e tecniche) per la conduzione dell’attività?
La seconda domanda compare nella sezione 3 riguardante “l’individuazione delle strategie di intervento atte a rimuovere le cause della crisi”, ed è la seguente: L’impresa dispone delle capacità e delle competenze manageriali per realizzare le iniziative industriali?
Queste due domande mettono in luce l’importanza di tre strumenti organizzativi di cui si devono dotare le aziende nostre clienti; strumenti che sono alla base degli adeguati assetti di cui al Codice della Crisi d’Impresa:
- organigramma;
- funzionigramma;
- procedure.
La sfida del nuovo commercialista è proprio quella di spogliarsi delle vesti del mero fiscalista e accompagnare l’azienda in un percorso di riorganizzazione aziendale, partendo proprio da questi documenti.
Requisito necessario è che tali documenti siano scritti, conosciuti dai collaboratori e con loro condivisi.
Andiamo per ordine:
Organigramma
L’organigramma è il documento che indica quali sono gli organi dell’organizzazione, esattamente come il cuore, i polmoni, il fegato all’interno del corpo umano).
Funzionigramma
Il funzionigramma è il documento che indica il compito che ciascun organo deve fare. Esattamente come nel corpo umano, il cuore deve pompare il sangue, i polmoni devono ossigenarlo, il fegato deve depurarlo.
Il funzionigramma, chiamato anche mansionario, è una sorta di delega ufficiale in cui si indicano le attività che ciascuno deve svolgere, con quali limiti e con quali responsabilità. Attraverso il funzionigramma si sa, tra i collaboratori, chi fa che cosa, a chi rivolgersi, a chi rendere conto dell’attività e sollecitare interventi. Il funzionigramma permette quindi di evitare inefficienze come sprechi di tempo per attività duplicate.
Procedure
Il terzo strumento organizzativo sono le procedure. Le procedure sono la sequenza di atti che bisogna compiere per arrivare ad un risultato. Affinché le procedure siano efficaci occorre che siano poche, chiare e funzionali. Attenzione, però, a non confondere le procedure con le istruzioni tecniche (per esempio le istruzioni di un software).
Strumenti operativi
Una volta definiti gli strumenti organizzativi, come è possibile migliorare la vita di tutti i giorni in azienda oppure nel nostro Studio? Vi parlo di tre strumenti operativi: la riunione, la delega e il feedback.
Della riunione se ne è parlato recentemente, per via di una lettera inviata da Elon Musk allo staff di Twitter. Questa lettera, consultabile on line, conteneva 6 consigli utili per rendere più efficaci le riunioni. Per riunioni si intende non solo quelle con i collaboratori ma anche le riunioni con i clienti, le assemblee o consigli di amministrazione.
Riunione
La riunione efficace si conclude con l’individuazione delle attività da svolgere e a chi delegarle (chi fa che cosa e quando).
Delega
Arriviamo al secondo strumento operativo: la delega.
Affinché la delega sia efficace deve avere precisi requisiti. Occorre definire:
- Che cosa viene delegato
- Chi. Il soggetto a cui si delega l’attività.
- Quando. La scadenza dell’attività delegata.
- Come. Quali sono le risorse che il collaboratore ha a disposizione per svolgere l’attività.
- Perché? La motivazione che richiede di far l’attività entro un certo tempo.
Al temine dell’attività, sempre dare riscontro del lavoro svolto ai propri collaboratori, ne va della loro motivazione!
Feedback
Arriviamo al terzo strumento operativo: il feedback.
Un buon feedback deve essere strutturato in due parti: i punti di forza e i “punti di miglioramento”. Non parliamo di “punti di debolezza” proprio perché la regola fondamentale per un buon feedback è l’approccio costruttivo.
Occorre, mettere in evidenza gli aspetti positivi, della performance e, solo successivamente, evidenziare le aree di miglioramento.
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