Da oggi è disponibile la Conservazione Sostitutiva per l’anno 2021. Sia gli utenti con software GB, che quelli con area web, potranno adempiere alla conservazione dei documenti tramite il modulo.
L’accesso alla gestione per la versione GB inWeb, si effettua dalla dashboard dall’area cliccando il pulsante “Conservazione”, invece per la versione locale di GBsoftware, tramite multi-ditta pulsante “Conservazione Sostituiva”. Con questa gestione è possibile adempiere all’obbligo di conservazione digitale (c.d. Conservazione Sostitutiva) per i file XML inviati tramite il Sistema d’Interscambio e degli altri documenti fiscali.
Normativa
La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.
Ai sensi dell’art.3 comma 3 del DM del 17 giugno 2014, il processo di conservazione termina con l’apposizione del riferimento temporale, opponibile a terzi, sul pacchetto di archiviazione.
Termine di Conservazione
Secondo anche quanto chiarito anche dalla risoluzione numero 9 del 29 gennaio 2018 dell’Agenzia delle Entrate, il processo di conservazione elettronica “deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.
Nel caso di proroghe del termine di presentazione anche il termine di conservazione subirà lo stesso slittamento.
Dichiarazione dei Redditi 2022 (redditi 2021)
Termine presentazione 30/11/2022
Termine conservazione 28/02/2023
(termine consigliato per l’invio 31/01/2023)
Oggetto della Conservazione
Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 stabilisce che oggetto di conservazione sostitutiva sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento di natura fiscale, per cui è prevista una presentazione all’Agenzia delle Entrate.
Nel dettaglio possiamo procedere alla conservazione:
- delle Fatture Elettroniche;
- delle Liquidazioni Iva Periodica – Esterometro.
La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006 evidenzia quali documenti siano rilevanti al fine dell’applicazione del DM 23 gennaio 2004 in materia di dematerializzazione dei documenti fiscali, in particolare:
- libro giornale e inventari;
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
- scritture ausiliari di magazzino;
- registro dei beni ammortizzabili;
- bilancio d’esercizio – composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
- registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
- dichiarazioni fiscali;
- modulistica relativa alle fatture e documenti simili;
- libro soci;
- libro delle obbligazioni;
- libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, delle deliberazioni delle assemblee, ecc…..
Flusso Operativo
Modalità di accesso alla gestione
Nella gestione “CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA” sono riepilogati, per anno, tutti documenti oggetto di conservazione suddivisi per CLIENTE.
Ci sono due modalità per accedervi:
- la prima tramite area web di GB;
- La seconda tramite il software GB dello studio.
1 – Area Web
Per la licenza con area web 
, invece basterà accedere al seguente link:
https://gbsoftware.cloud/dashboard/app/main e cliccare su .
2 – Software GB
Alla maschera, per la licenza studio si accede dal pulsante 
, sezione “Conservazione Sostitutiva”.
Se nella chiave di licenza di GB è presente sia la conservazione fino al 2018, che quella dal 2019, cliccando su pulsante 
si ha la possibilità di scegliere cosa effettuare:
- Conservazione fino al 2018 (guida on line);
- Conservazione dal 2019.
Altrimenti, se la chiave del 2018 non è presente, in automatico al click su pulsante , seguiranno i passaggi successivi senza dover specificare fino al 2018 o dal 2019.
Cliccando “Conservazione dal 2019”, per accedervi, è necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password.
Confermando, per l’intermediario selezionato, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva dell’anno 2021 con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti ed è la stessa che si apre accedendo dall’area web.
CONSERVAZIONE AUTOMATICA DELLE FATTURE ELETTRONICHE DA CONSOLE WEB PER I CLIENTI CHE HANNO GIÀ ACQUISTATO IL SERVIZIO
Per gli utenti con area web che hanno:
- acquistato il servizio di conservazione 2021
- e inviato già la delega di affidamento del servizio
accedendo alla console fatturazione 2022, verrà richiesto se effettuare in automatico l’invio dei file fatture 2021 in conservazione.
Basterà cliccare “SI” e in automatico si avvierà il processo di invio dei file in conservazione per l’anno 2021 e lo stato sarà evidenziato nella barra in alto in corrispondenza del pulsante “Opzioni Console”.
Al termine sarà visualizzato il messaggio: Invio dei file in conservazione terminato.
NB: Se il browser verrà chiuso e il processo d’invio non è terminato, questo non verrà concluso. Pertanto, entrando in un secondo momento in console, si visualizzerà di nuovo il messaggio dell’invio automatico e basterà di nuovo cliccare SI così da terminare l’invio.
Per visualizzare se tutti i file sono inviati in conservazione basterà accedere all’applicazione “Conservazione” e dalla maschera “Configurazione ditte”, per la ditta, cliccare 
.
Si aprirà il dettaglio di tutti i file da conservare, i file conservati, gli stati di conservazione e lo spazio occupato;
CONSERVAZIONE STANDARD DELLE FATTURE ELETTRONICHE E DEGLI ALTRI DOCUMENTI IN GB
All’interno dell’applicazione “Conservazione“, nella maschera configurazione ditte, per i clienti che non hanno già acquistato e per i clienti gestiti dallo studio occorrerà:
- definire la tipologia di acquisto (per l’area web se già acquistata sarà già presente) tra:
- “Web (fattura cliente)”: l’area web acquista ed effettua la conservazione;
- “Web (fattura studio)”: lo studio per conto dell’area web acquista, ma la conservazione l’effettua l’area web;
- “Interna a GB”: lo studio si fa carico sia dell’acquisto che dell’invio dei documenti in conservazione.
- Definire le classi documentali da conservare tra:
- Fattura elettronica (fatture + ricevute/notifiche): 1 Giga (consigliato), 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
- Lipe/Esterometro: giga illimitati;
- Altri documenti
(bilancio, comunicazioni fiscali, contratti digitali, deleghe, dichiarativi, informativa privacy, libri sociali, libro giornale, libro inventari, modulistica, polizze, registri contabili e schede contabili): 1 Giga, 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
- Salvare e se non già acquistato effettuare il pagamento delle classi documentali selezionate tramite carrello;
- Compilare e generare la delega (se non effettuata negli anni precedenti): non sarà possibile compilarla se non è stata indicata la configurazione della tipologia acquisto e delle classi documentali;
- Firmarla (sia in modalità cartacea che digitale) ed inserire la data;
- Inserire la delega firmata nella maschera ed inviarla a GBsoftware;
- Attendere l’accettazione della delega da parte di GBsoftware;
NB: la delega per l’affidamento del servizio di conservazione, se già inviata a GBsoftware negli anni precedenti, sarà già presente con esito approvata. Pertanto non dovrà essere rinviata.
- Una volta che la delega è approvata, dall’elenco documenti, per la ditta, selezionare i file ed inviarli in conservazione.
N.B: I tempi di invio variano in base ai documenti selezionati. Si prega di attendere la fine dell’operazione.
Una volta terminato l’invio, verrà aperta la maschera di riepilogo dove sarà presente l’esito di ogni file, se inviato oppure, a causa di qualche errore, non si è riusciti ad inviarlo.
I file assumeranno lo stato “INVIATO” e questo cambierà in CONSERVATO o SCARTATO dopo circa 30 giorni dall’invio.
L’aggiornamento dello stato dei documenti inviati avviene ogni volta che si seleziona la ditta accedendo alla Conservazione sostitutiva, oppure, se siamo all’interno cliccando 
da tastiera.
Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online a questo link
Applicazioni Software collegate all’articolo:
TAG conservazione sostitutivaconservazione sostitutiva 2021
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