Il termine ultimo per la Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche emesse e ricevute e degli altri documenti fiscali dell’anno 2021 è fissato per il 28 febbraio 2023.
La Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 2017 chiarisce che la Conservazione Digitale dei documenti deve avvenire “…entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.” la quale appunto era fissata per il 30 novembre 2022.
Conservazione Sostitutiva: mancato adempimento
Per tutti i clienti che non hanno ancora provveduto ad effettuare la Conservazione rimane poco tempo per poter ottemperare all’adempimento e, sebbene la scadenza sia fissata per la fine del mese di febbraio, consigliamo comunque di provvedere quanto prima all’invio dei documenti.
Il non effettuare la conservazione comporta una sanzione equiparabile alla mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali in base a quanto stabilito dall’ex art. 52 del DPR n. 633/72, con una sanzione pecuniaria che varia da € 1.000 a € 8.000 ai sensi dell’art. 9 primo comma del decreto legislativo 471/1997.
Inoltre non ottemperando alla conservazione, in caso di accertamento, il contribuente non potrà esibire i documenti non conservati a norma.
Conservazione tramite GBsoftware
La Conservazione Sostitutiva con GBsoftware avviene tramite l’applicazione Web denominata “Conservazione InWeb”.
Tale applicazione è raggiungibile:
- direttamente da Area Web, tramite questo link e cliccando su
- Dalla licenza studio all’interno di GB, facendo click su
e quindi su 
. Fatto ciò sarà necessario selezionare l’intermediario ed indicare la password. Si noti che saranno presenti le ditte per le quali nella “Gestione intermediari”, “Abbina Ditte”, è stato codificato tale intermediario oppure a livello generico di ditta o per applicazione (guida online).
Indipendentemente dalla modalità scelta, verrà aperta la maschera della Conservazione sostitutiva dell’anno 2021 con le linee guida da seguire per procedere a conservare i documenti:
Nel caso in cui per l’anno 2019 o 2020 non sia stata effettuata la Conservazione con GBsoftware, sarà necessario :
-
- configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti,
- definire le classi documentali da conservare (se non è già stato fatto),
- salvare la configurazione,
- compilare la delega del servizio di conservazione (come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 Giugno 2014) ed inviarla a GBsoftware.
L’accettazione della delega o lo scarto sarà comunicato tramite e-mail. In caso di scarto, sarà presente la motivazione e la procedura da eseguire.
Nel momento in cui la delega verrà accettata, dall’elenco documenti, basterà selezionare i file ed inviarli in conservazione. Se invece, la conservazione del 2019 o 2020 per la ditta è stata eseguita, la delega sarà già presente e occorrerà, se non è stato già acquistato il servizio, configurare la tipologia di acquisto, le classi documentali e salvare. Fatto ciò, sarà sufficiente selezionare i file ed inviarli in conservazione.
Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online e la newsletter relativa al rilascio dell’applicazione.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
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