Con la Risposta a istanza di interpello del 24 giugno 2024, n. 142 l’Agenzia delle Entrate si è espressa in materia di corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione, precisando che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Qualora tali accorgimenti siano effettivamente rispettati, nulla vieta che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell’articolo 23bis del CAD e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Dematerializzazione note spese
È inoltre necessario che debbano essere rispettati tutti gli altri requisiti richiesti dalla normativa per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati
La società istante dell’interpello voleva procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, saldate utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale. La società prevedeva di attivare un sistema informatico che consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo, tramite apposita applicazione aziendale, installata direttamente sullo smartphone. Il sistema, inoltre, garantisce che il documento caricato tramite fotocamera, riportato automaticamente in modalità analitica in nota spese e poi approvato dal proprio responsabile, godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge.
In tal modo la nota spese sarà quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale. Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente, da qui la richiesta all’Agenzia sulla conformità della procedura alla normativa di riferimento, sull’opportunità che gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con le modalità anzidette possano formare oggetto di distruzione e sulla possibilità che i documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi di trasporto dei taxi abbiano i requisiti per essere considerati “documenti originali non unici”.
L’Agenzia delle Entrate ha precisato che, nel caso in cui siano presenti tutti gli accorgimenti necessari alla corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli sopra descritti e la procedura può essere interamente dematerializzata. Questo purché i documenti informatici possiedano le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità e siano rispettati i requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati. L’agenzia inoltre precisa che laddove «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dall’articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014»
Pertanto una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 4, comma 3, del d.m. 17 giugno 2014.
Dott.ssa Mariangela Paparusso
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