Grazie all’applicazione Documentale InWeb è possibile organizzare i documenti in un unico spazio web, cosi da poter organizzare in maniera migliore l’archivio digitale.
Oltre a ciò, nel caso in cui lo Studio abbia più ambienti web collegati, potrà condividere direttamente dal software GB qualsiasi stampa effettuata, risparmiando tempo ed evitando errori di invio. Inoltre, la condivisione dei file da Documentale InWeb può avvenire anche con soggetti terzi che non possiedono l’area GB.
Vantaggi di una Gestione Documentale
Utilizzare una soluzione documentale porta diversi benefici nella propria organizzazione del metodo di lavoro. Oltre al vantaggio diretto più evidente, ovvero in un drastico calo nel consumo della carta e in un minore (se non nullo) utilizzo di spazio per archiviare i documenti, si potranno sfruttare una serie di utilità messe a disposizione da un’organizzazione di tipo digitale:
- i documenti saranno rintracciabili in tempo reale, potendo ricercarli rapidamente tramite filtri e organizzandoli in cartelle e sottocartelle;
- sarà possibile accedere ai propri file da ogni luogo, attraverso una connessione Internet e un browser web;
- le informazioni salvate digitalmente potranno essere rese consultabili solo da determinati utenti, garantendo una maggiore privacy e controllo degli accessi;
- i documenti potranno essere condivisi in modalità massiva o puntuale in pochi semplici click, ottenendo cosi un risparmio in tempo di ore/uomo non dovendo più ricercare, scannerizzare e inviare i documenti manualmente;.
Documentale InWeb estende questi concetti fornendo inoltre una serie di ulteriori vantaggi:
- Dall’area Web dell’utente master dello Studio sarà possibile condividere e inviare i documenti direttamente ai propri clienti, oppure viceversa nel caso in cui il cliente voglia condividere un documento al proprio studio potrà farlo semplicemente caricandolo nella propria Area Documentale;
- Lo Studio potrà inoltre condividere in pochi click tutte le stampe prodotte all’interno del Software GB.
La Gestione Documentale In GB
Andiamo a vedere ora più nel dettaglio il funzionamento del Documentale InWeb all’interno di GB.
Condivisione tra Area Web Studio/Cliente
Come già anticipato, utilizzando l’area web dell’Utente Master lo studio potrà condividere i documenti direttamente nell’Documentale in Web del cliente e viceversa.
Come prerequisito è necessario che sia stato creato l’ambiente web master seguendo i passaggi riportati nella guida.
Una volta fatto ciò, lo Studio potrà accedere al Documentale del Cliente cliccando in corrispondenza di 
– Documentale.
In alternativa la gestione e accessibile direttamente dal link https://gbsoftware.cloud/dashboard/, inserendo le credenziali dell’utente master generate in fase di creazione dello stesso.
A questo punto, si avrà accesso alla gestione documentale del cliente da dove potranno essere caricati i documenti da condividere:
Un esempio di utilizzo di questa gestione potrebbe essere la seguente: lo Studio ha elaborato i contratti di assunzione per i dipendenti della ditta ed ha la necessità di inviarli al proprio cliente. Lo studio procederà a creare una Cartella “Contratti di Lavoro” dove caricare i relativi pdf, i quali saranno condivisi con il cliente.
In questo modo, oltre ad aver inviato i documenti direttamente al cliente, si avrà un archivio ordinato e condiviso con i documenti caricati.
Viceversa, la ditta potrebbe usare la gestione documentale per inviare al proprio Commercialista quei documenti che non transitano per il Sistema d’Interscambio, cosi che quest’ultimo possa riceverli, evitando il passaggio della consegna fisica dei documenti.
Nuove Funzionalità avanzate: Fascicola Documenti e Richiesta Consenso
Due funzionalità che sono state introdotte con un recente aggiornamento sono Fasciola Documenti e Richiesta di Consenso.
Tramite Fascicola Documenti è possibile identificare un documento come principale per poi poter collegare dei documenti secondari.
Ipotizziamo che si voglia archiviare atto costitutivo, statuto, visura camerale e documento d’identità del socio, e di volerli fascicolarli insieme. Si procederà a caricare i quattro file, mettendo la spunta su Abilita fascicolo ed indicando uno di questi come principale.
In questo modo aprendo il dettaglio del file principale troveremo gli altri come allegati:
La funzione Richiesta di Consenso permette invece, come suggerisce il nome, di poter esprimere (o negare) il consenso su un documento che viene caricato e condiviso. Tale funzionalità può venire utilizzata ad esempio nel caso in cui si voglia registrare il consenso al trattamento dei dati personali: lo studio carica il documento, richiedendo la conferma dello stesso…
…ed il cliente appone l’eventuale consenso sul documento
Condivisione da Software GB ad Area Web Cliente
La condivisione tramite Documentale in Web può avvenire anche direttamente dal Software GB. Tale funzione è accessibile da diverse posizioni, in base all’applicazione/funzione dove siamo posizionati:
- dalle gestioni dove la stampa avviene tramite Opzioni di stampa ed è presente il tasto
; - nelle gestioni che vengono aperte in altre finestre, il tasto
è presente accanto al tasto 
.
Ad esempio, ipotizziamo che lo studio intenda inviare la liquidazione IVA periodica al proprio cliente. Una volta elaborato il prospetto sarà sufficiente fare click su Stampa e nella finestra che verrà aperta su .
Verrà aperta una maschera da dove andare a specificare i parametri di condivisione, come la cartella, il nome del file e le note dello stesso:
Procedendo con la conferma, il cliente accedendo al proprio documentale, vedrà il prospetto caricato nella posizione indicata dallo Studio:
Condivisione ad utenti esterni senza Area GB
Nel caso in cui si voglia procedere con la condivisione di un file con un utente che non possiede l’area web GB, è sufficiente fare click su Condividi ed indicare l’indirizzo email dell’utente con il quale condividere il documento.
Poniamo caso che la ditta voglia condividere la Visura Camerale della propria società. Una volta ricercato il file dovrà essere fatto click sull’icona del Condividi e, nella maschera che verrà aperta, indicare l’indirizzo email del destinatario del documento.
Chi riceverà la mail otterrà un collegamento ed una password d’accesso al documento condiviso:
Sarà sufficiente cliccare sul collegamento ed inserire la password per poter visualizzare e/o scaricare il file:
Prossimi sviluppi: App Documentale
Con i prossimi aggiornamenti sarà resa disponibile anche l’app mobile per smartphone, cosi da ampliare ancora di più l’ambito di utilizzo della procedura stessa:
In questo modo sarà possibile utilizzare le potenzialità della gestione documentale viste fino ad ora anche tramite Smartphone. Tra le varie funzionalità infatti si potrà caricare file o creare cartelle direttamente dal proprio smartphone…
…e condividere gli stessi cosi come visto nei passaggi precedenti:
Per maggiori informazioni sulla procedura è disponibile:
La guida online sul Collegamento Studio/Cliente.
La guida online sul Documentale InWeb.
Applicazioni Software collegate all’articolo:
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