Nella revisione contabile l’efficacia dell’attività di circolarizzazione dipende dal controllo che il revisore mantiene durante lo svolgimento del suo lavoro. I principi di revisione internazionali (ISA Italia) guidano il revisore in questo compito e definiscono le fasi che caratterizzano le procedure delle conferme esterne.
L’attività di richiesta di conferma è una procedura che viene programmata durante la pianificazione della revisione del bilancio e viene predisposta in base agli obiettivi che il revisore vuole raggiungere. Il vantaggio di questa attività è la possibilità di rivolgersi direttamente a fonti indipendenti dall’impresa per raccogliere informazioni che aumentano la conoscenza del revisore per trarre conclusioni ragionevoli su cui basare il proprio giudizio.
La conferma esterna
Nella pratica, le procedure di revisione più diffuse sono le procedure di conferma esterna. Esse forniscono informazioni utili alle verifiche di dettaglio di numerose asserzioni di bilancio e vengono definite in sede di pianificazione della revisione contabile. Il principio di revisione che definisce le regole e le linee guida per tali procedure è l’ISA Italia 505, intitolato “Conferme esterne”.
Per conferma esterna si intende un “elemento probativo che viene acquisito come una risposta diretta in forma scritta al revisore da parte di un soggetto terzo (il soggetto circolarizzato), in formato cartaceo, elettronico ovvero in altro formato” (ISA Italia 505, par. 6).
Gli elementi probativi sono informazioni, di natura cumulativa, che si acquisiscono mediante le procedure di revisione e possono riferirsi a notizie ottenute sia da fonti interne all’impresa sia da fonti esterne (ISA Italia 500, par. A5).
“Le informazioni di supporto acquisite da una fonte indipendente dall’impresa possono accrescere la sicurezza ottenuta dal revisore tramite elementi probativi prodotti internamente, quali quelli presenti nelle registrazioni contabili, nei verbali delle riunioni o in un’attestazione della direzione” (ISA Italia 500, par. A12). Questo significa che una risposta ricevuta da una fonte esterna aumenta il livello di affidabilità dell’informazione rispetto a quella generata internamente dall’impresa.
L’attendibilità delle informazioni è quindi influenzata dalla fonte di provenienza, dalla loro natura e dalle modalità in cui sono acquisite. I principi di revisione (ISA Italia 505, par 2 e ISA Italia 500, par. A35) includono alcune considerazioni di carattere generale, per cui l’elemento probativo è più attendibile quando:
- è ottenuto da fonti indipendenti, quindi esterne all’impresa;
- è acquisito direttamente dal revisore;
- è supportato da documentazione cartacea, elettronica o in altro formato.
Pertanto, l’applicazione delle procedure di conferme esterna consente al revisore di raccogliere elementi probativi pertinenti e attendibili.
Il controllo del revisore sulle richieste di conferma
Il principio ISA Italia 505 al par. 7 stabilisce che “il revisore, quando utilizza le procedure di conferma esterna, deve mantenere il controllo sulle richieste di conferma”.
Tale controllo deve essere presente nelle diverse fasi che caratterizzano la procedura di conferma, in particolare nella selezione dei soggetti destinatari delle richieste, nonché nella presentazione e invio delle stesse.
1° Fase. Determinazione delle informazioni da confermare o da richiedere
In generale, la circolarizzazione viene svolta per confermare o richiedere informazioni sui saldi contabili, ovvero su eventuali accordi, contratti o altre operazioni attuate tra un’impresa e le altre parti (ISA Italia 505, par. A1).
Ad esempio, questa procedura può essere utilizzata per confermare saldi contabili relativi ai crediti, ai debiti e ai saldi dei conti correnti. Le risultanze contabili possono essere richieste a fonti esterne con riferimento alla data di chiusura dell’esercizio, ovvero in una data diversa, in caso di situazioni infrannuali o in fase di controllo dei saldi di apertura di alcune poste dello stato patrimoniale.
2° Fase. Selezione del soggetto circolarizzato appropriato.
La pertinenza e l’attendibilità dell’informazione aumenta quando le richieste di conferma sono inviate ad un soggetto terzo che dispone delle conoscenze necessarie sui dati da comunicare; quindi, è importante individuare il soggetto circolarizzato più appropriato a cui rivolgere la richiesta (ISA Italia 505, par. A2).
Ai fini del campionamento, il revisore individuerà dei nominativi nei confronti dei quali attuare la procedura di richiesta di conferma esterna. Si precisa che in presenza di pochissimi clienti e fornitori, come può accadere nelle imprese di minore dimensione, il revisore potrebbe valutare di circolarizzare tutti i soggetti terzi. Di solito, i soggetti destinatari delle richieste di conferma sono i clienti, i fornitori, la compagnia assicurativa, il consulente legale, il commercialista, il consulente del lavoro e gli istituti di credito.
3° Fase. Definizione delle richieste di conferma.
Individuati i nominativi da circolarizzare, il revisore comunica alla società revisionata l’elenco dei soggetti selezionati e sceglie lo schema di presentazione delle lettere di conferma. È compito della società revisionata predisporre le lettere, su propria carta intestata, e farle sottoscrivere al legale rappresentante. Nel corpo della lettera ci sarà l’invito o l’autorizzazione da parte della direzione a rispondere direttamente al revisore, di cui vergono fornite le informazioni di contatto.
Il revisore può attuare procedure di conferme positive oppure negative. Nella pratica, la richiesta di conferma negativa è poco applicata perché il revisore chiede di rispondere solo in caso di disaccordo; invece, nella richiesta di conferma esterna positiva si chiede al soggetto destinatario di rispondere al revisore in tutti i casi. Il revisore può decidere di chiedere al soggetto circolarizzato di indicare il proprio accordo sui dati comunicati ovvero di fornire ulteriori informazioni.
Nel caso dei consulenti esterni, che hanno operato con la società, la richiesta di informazioni riguarda la stima di passività potenziali derivanti da possibili cause, contenziosi con clienti, fornitori, dipendenti e amministrazione finanziaria.
Pertanto, la forma scelta dal revisore può incidere sulla percentuale di risposta e sull’attendibilità. Ad esempio, un cliente risponde positivamente alla richiesta senza verificare che le informazioni fornite siano corrette. In tal caso, il revisore può ridurre tale rischio richiedendo al soggetto terzo di indicare l’ammontare del saldo contabile e/o di fornire la scheda contabile. Il maggior impegno richiesto al soggetto circolarizzato può ridurre la percentuale di risposta (ISA Italia 505, par. A5).
4° Fase. Invio delle richieste al soggetto circolarizzato.
La società revisionata consegna al revisore gli indirizzi per effettuare l’invio delle lettere di circolarizzazione, che può avvenire per posta elettronica ordinaria, PEC o raccomandata. Se il soggetto terzo, in un arco temporale ragionevole alla richiesta, non ha risposto il revisore, dopo aver verificato la correttezza dell’indirizzo originale, può inviare un’ulteriore richiesta di conferma o sollecito (ISA Italia 505, par. A7).
Dott.ssa Paola Zucchello
TAG conferma esternarevisione contabilerevisione legale
Stampa la pagina
