Personalizzazione Verbale Assemblea e altri documenti del Bilancio, nuove funzioni

Il verbale di approvazione del Bilancio e le altre relazioni destinate a divenire pdf/a, si arricchiscono di una nuova funzionalità per consentire la massima personalizzazione da parte dell’utente: la possibilità di trasformazione in documento ad input libero.

Con questa news, riepiloghiamo le funzioni di personalizzazione del verbale assemblea e delle altre relazioni al bilancio disponibili per la campagna bilanci 2023 sia per l’applicazione Bilancio Europeo che per l’applicazione Bilancio ETS.

INDICE

Premessa

Di regola il verbale di approvazione del bilancio (sia Europeo che ETS) viene redatto all’interno della piattaforma GB, usufruendo dell’integrazione dei soggetti all’anagrafica, dei dati contabili per le tabelle e dei testi base aggiornati alle più recenti normative. Per la personalizzazione tradizionale di tali documenti si rimanda a specifica news tematica, mentre in altri casi il cliente può avere:

Esigenze di personalizzazione libera del documento GB.
Propri formulari esterni usati di prassi nella società gestita (esempio su word)
Verbali già firmati e/o scannerizzati su pdf o altri formati.

N.B. Importare dentro alla gestione GB documenti esterni consente di usufruire dell’archiviazione nel percorso del fascicolo di bilancio e la conversione in pdf/a, al pari di quelli prodotti nativamente nel GB.

Relazione GB “solo da input”

Ipotizziamo un cliente che intenda replicare la tabella delle votazioni tre volte avendo il bilancio da approvare, la nomina di un organo di controllo, la definizione dei compensi amministratori. In tale caso potrebbe procedere con la nuova funzione Relazione “Solo da Input”.

Precisamente, scritti i punti all’ordine del giorno e controllato che i soggetti siano scaricati nelle tabelle in quanto correttamente inseriti in anagrafica, posizionarsi in >Elenco documenti (1) mettere il check nell’opzione Solo Input (2) e confermare il messaggio che segue (3):

Il documento verrà convertito in un testo liberamente modificabile confermato dalla comparsa di una riga verde in basso (4) in quanto vengono rimosse le costanti come la data AL del bilancio (5), i collegamenti alle altre gestioni come l’anagrafica, e la lettura/rilettura delle query ai dati contabili consentendo addirittura di modificare le celle delle tabelle (6) direttamente da input senza doppi click o altre selezioni:

di conseguenza volendo triplicare le tabelle delle votazioni è possibile procedere come nell’immagine che segue: si selezionano le righe della tabella da copiare (1) e si clicca sull’icona “copia” dell’editor (2):

quindi ci si posiziona nel punto all’ordine del giorno dove incollarla (3), si clicca l’icona “incolla “dell’editor (4), e si ottiene il risultato voluto:

procedendo anche con il terzo punto all’ordine del giorno si incolla l’ultima tabella:

Il risultato ottenuto, che estremizza una necessità dell’utente, non sarebbe ottenibile in altro modo internamente alla procedura, e apre nuove possibilità di personalizzazione o eliminazione rapida di parti dei documenti.

Per converso, volendo eliminare righi delle tabelle, o tabelle intere, occorre sempre procedere utilizzando la specifica icona/funzione dell’editor:

Al termine del lavoro, procedere alla storicizzazione del verbale col metodo tradizionale, Elenco Documenti>click sul check Definitivo per fascicolo.

Il documento attivo, può essere trasformato in documento “solo da input” se non è definitivo per fascicolo. In tale ultimo caso (1) in basso è presente la riga rossa di storicizzazione (2) e la funzione è inibita (3):

Ovviamente la trasformazione in “solo da input”, fa perdere l’integrazione con anagrafica, contabilità e altre procedure, quindi deve essere fatta a bilancio finito e anagrafica aggiornata completamente, altrimenti ogni modifica contabile/anagrafica sarà “persa” nel documento in uso.

N.B. La funzionalità vale sia per il Bilancio Europeo che per il Bilancio ETS, sia per le relazioni allegate al bilancio (assemblea, collegio sindacale, revisore, bilancio sociale, relazione sulla gestione) sia per gli ALTRI DOCUMENTI associati al Bilancio (approvazione bozza bilancio, proroga assemblea, compensi, ecc.) e anche per le annualità pregresse!

Formulari esterni su word

In tale casistica procedere come segue. Creare un documento vuoto in GB:

Copiare il documento da word con il tasto icona, quindi incollarlo nel documento vuoto GB sempre usando l’icona corrispondente dell’editor del bilancio:

N.B. L’incollaggio da fuori in un documento vuoto GB impedisce l’integrazione con anagrafica, contabilità e altre procedure.

Verbali già firmati e/o scannerizzati su pdf o altri formati

In caso di documenti pdf esterni al GB si consiglia preliminarmente di convertirli in PDF/A tramite sevizi gratuiti disponibili su internet, ad esempio: pdf.online/it/pdf-to-pdfa:

Quindi occorre selezionare il “tipo” di conversione e cliccare “convertire”:

Quindi occorre cliccare e posizionare il file nella cartella istituzionale GB, raggiungibile dal FASCICOLO (dove è collocato anche l’xbrl del bilancio europeo o il pdf/a del Bilancio ETS), ad esempio:

C:\GB\App\Dati\ANNO\Bil_Europeo\Bilancio-Europeo-PDF_A-XBRL\NOMEDITTA

ln caso di altri formati immagine di documenti scannerizzati, esempio un formato immagine .jpg, è possibile (come ultima ratio) fare una selezione con lo strumento cattura di windows (o similari):